Assistant(e) de direction

Poste à pourvoir dès que possible

Temps de travail: 100%

Horaires : du lundi au vendredi 8h30/12h30-13h00/16h30.

Les objectifs du service : Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions.) et effectuer divers travaux administratifs courants, de secrétariat et de bureautique.

Activités principales :

• Assister le directeur délégué de l’établissement pour optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...

• Organiser et coordonner la réception, le traitement et la circulation des informations, documents et communications internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’établissement

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

• Traiter des courriers, dossiers et documents : rédaction, enregistrement, tri, traitement et diffusion

• Réceptionner et traiter des appels téléphoniques et des messages électroniques

• Assurer la prise de note, la frappe et la mise en forme des documents

• Préparer et organiser les instances et les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservations de salles, compte-rendu…), diffuser les comptes rendus sur logiciel

• Préparer et diffuser le planning de gardes hospitalières tous les mois

• Gérer les demandes de dossiers médicaux

• Transmettre les plaintes aux services concernés, établir le courrier de prise en charge de la réclamation, et réceptionner les éléments pour permettre à la direction de faire le courrier de réponse au plaignant.

Activités secondaires :

• Assurer le secrétariat du service des Ressources Humaines

• Assurer la continuité de la gestion administrative du personnel